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COMO SE GESTIONA EL RIESGO

Desde el inicio de cada proyecto, se planea el riesgo que se puede tener, la incertidumbre, la amenaza, la oportunidad.

Para una Gestión de Riesgos exitosa saben que no debe hacerse sólo con una lista estándar de chequeo. La Planeación de riesgos permite definir la metodología que se seguirá durante la gestión de un proyecto. 

• Formato de Registro de Riesgos
•  Identificación de las acciones que desencadenaron los riesgos
•  Información relacionada con la probabilidad de ocurrencia y el impacto del riesgo.
• Plan de acción para gestionar el riesgo (mitigarlo o potenciarlo)
• Definir el responsable por la gestión del riesgo.                    

También se hacen monitoreos de los riesgos y se preguntan que están haciendo con ellos…

La Gestión de los riesgos en lugar de quitarles tiempo, ayuda a que el proyecto tenga una ejecución menos traumática.

Buscan todas las posibilidades y encuentran, oportunidad de compartir, activar y mejorar, pero también encuentran amenaza, de transferir, de mitigar y evitar…

 
Un Gerente de Proyectos no debe invertir su tiempo en la solución de problemas, porque la mayoría fueron previstos durante la planeación de riesgos.

PROCESO DE INICIACIÓN DEL PROYECTO

Identifican a los Interesados

•     Son las personas u organizaciones que participan en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del mismo.
•        Los interesados ejercen influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo.
•       Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad que pueden cambiar durante el ciclo de vida del proyecto.
•       La identificación de los interesados es un proceso continuo y puede resultar difícil. No hacerlo puede prolongar la duración y elevar sustancialmente los costos del proyecto. 

PROCESO DE DETERMINACION DE ALCANCE

Determinan la Dirección: Determinan la Visión, Objetivos y Tiempos de realización del proyecto; Involucra a su equipo en el proceso de construcción de esta información.

Involucran a los Interesados: Comparten con su Sponsor y los otros interesados la información que le ayudó a determinar la dirección. Lo que necesita de ellos es determinar una lista de entregables y de aquello que esta fuera del objetivo del proyecto.

Clarifican los requerimientos: verifican que esta información refleja las verdaderas necesidades de los interesados. El principal objetivo en este punto es comprometer a los interesados para que más adelante no digan “lo que quise decir fue”

Determinan la probabilidad: Teniendo una lista detallada de entregables, ahora es necesario determinar si es posible cumplir con esas especificaciones dentro del tiempo determinado del proyecto, se tienen los recursos necesarios. En caso de que no sea posible cumplir con ellos, ¿cuáles entregables se pueden sacar del proyecto?

Lo Protegen: Se entrevistan con Sponsor y le prestan el resultado esperado con el proyecto para que sea aprobado; cuando se llega a este acuerdo formal se dedican a proteger ese alcance, en caso de que alguien le sugiera incluir o modificar  aspectos en el alcance, puede aceptarlos pero tiene que modificar los requerimientos, el plazo o los recursos. La mejor forma de proteger el alcance es comunicando periódicamente el estado del proyecto

ACTA DE CONSTITUCION

En esta acta deben quedar los siguientes puntos:

•   Quién es la persona ideal para gestionar el proyecto y cuál es su nivel de autoridad?
•   Por qué se inició el proyecto? ¿Cuál es la justificación para realizarse?
•  Cómo se ajusta la ejecución del proyecto con la Estrategia Organizacional?
•  Cuáles son los resultados específicos que se esperan del proyecto?
•  Cuáles son  los requerimientos de los involucrados del proyecto?
•  Cuáles son los recursos necesarios para realizar el proyecto?
•  Cuáles son las amenazas y oportunidades potenciales que pueden afectar el proyecto?

PLANEACION DEL COSTO

Estimación de Costos: Se estiman los costos de las actividades necesarias para completar el Proyecto

La estimación de los costos depende de la estimación de la duración de las actividades y de los requerimientos establecidos en el alcance.

Determine el Presupuesto Requerido

Proceso de adicionar al ejercicio de estimación de costos una línea de tiempo, de modo que se pueda tener una perspectiva de los gastos/inversiones vs. los fondos disponibles

PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN

La Gerente de Proyectos, determinar cuál es la manera más eficiente y efectiva para comunicar el estado de su proyecto.

Entonces…

•      Pregunta a los involucrados qué información necesita  saber y cuándo.

•      Planea una comunicación para todos los involucrados

•      Utiliza medios de comunicación adecuados.

•      Confirma que sus mensajes son recibidos y entendidos

•      Plantea una comunicación de doble vía con sus involucrados.

•      Incluye en la lista de los involucrados a los jefes de los miembros de su equipo.

CIERRE DEL PROYECTO

•  Verifican que las actividades definidas se hayan cumplido bajo los estándares acordados
•  Verifican que los entregables  cumplan con los criterios de aceptación de los interesados.
•  Realizar la sesión de Lecciones Aprendidas para que los próximos proyectos de la organización  puedan beneficiarse de su experiencia.
•  Liberan los recursos (colaboradores, económicos, informáticos)
•  Dependiendo del proyecto, coordinan  una transferencia de los entregables al cliente o a la operación. Las actividades de entrenamiento deben incluirse en el plan del proyecto.

COMO SE GESTIONAN LOS PROYECTOS

La empresa tiene grupos de persona encargadas para gestionar los proyectos, por un lado está la Dirección de Proyectos y por otro la lado el grupo de Seis Sigma.

Ellos se reúnen para mirar el alcance que pueden tener el proyecto y se da a conocer a los participantes los elementos básicos de la metodología de  Gestión de Proyectos, promovida por el Project Management Institute –PMI-, mediante la apropiación de conceptos y la construcción conjunta de conocimiento.

Pasan  a proponer la AGENDA  de trabajo

1. Conceptualización.

•  Conceptos Básicos
•  ¿Qué es un Proyecto?
•  Proyecto vs. Operación
•  Origen de los Proyectos
• Ciclo de vida del Proyecto
• Oficina de Gestión de Proyectos

2. Procesos de Iniciación

•  Identificación de Interesados
• Determinación del Alcance
•  Acta de Constitución

     3. Procesos de Planeación

•  Detallada de Trabajo
•  Descomposición
•  Planeación del Tiempo
•  Planeación del Costo
•  Consideraciones al momento de Estimar
•  Interdependencia
•  Planeación de la Comunicación
•  Planeación del Equipo

Origen de los Proyectos

Los proyectos son un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organización, a menudo en el contexto de un plan estratégico:

•  Demandas del Mercado
•  Solicitud de un Cliente
•  Oportunidades estratégicas
•  Cambios Tecnológicos
•  Requisitos legales

¡Los proyectos pueden aportar al logro de los objetivos de la organización cuando están alineadas con su estrategia!